真野郷土史:佐久間宗勝

6_総会(年度始め)のもち方

一番重要な会

　当自治会では４月の中旬に年度はじめの総会をもちます。ここで、新年度の役員紹介、事業計画・予算案の承認をしていただきます。会員数が188ですが、出席数は30名余りであとは委任状で会が成立する状態です。実際、全員がこられても会場に入りきれません。矛盾を感じますが現実はこんなものです。

総会までの流れ

　総会で承認されないと活動は始まりませんので、会長に選出された３月からこの日までは、まず総会が無事終了するために手配をすることになります。
　①　３月の末までに、旧三役と新三役の引継ぎを行う。
実際は、引退する旧会長と新会計が参加し、４人での会議となります。主に書類等の引継ぎとなりますが、当自治会の特徴としては、自治会長印(公印)以外に地域図(一種の公図)を引き継ぎます。さらに、このときに事業計画案・予算案も検討してもらう。
　②　第１回新役員会で事業計画案・予算案の決定。
　③　第１回新組長会で総会の案内状配布を依頼する。組長会では議決権はないので内容についての検討はしません。
　④　出席表(兼委任状)の回収。

役職の依頼

　当日の司会は副会長が行いますが、議案の審議については議長を選出しなくてはいけません。これも恒例として「執行部一任」という声がかかりますので、前もってその準備をしておかなければなりません。当自治会では、当日出席が確実な方で、自治会長経験者から選出しお願いにあがっています。そのとき、総会の会次第を克明に書いた原稿もお渡ししています。議案の審議が重要ですから、公平であれば議長依頼はこのようなやり方で十分だと思います。
案内状