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真野郷土史

浜自治会会長として

5_役員会のもち方

役員それぞれには事情が

 私には夜勤の仕事があります。昼と夜が普通の方と全く逆になっています。 役員になり始めの頃は、 なかなかこのことが理解されずに困りました。 家族でも理解してくれないことを、 他人に分かってもらえるはずがありません。 最初は「わがまま」を言っているように思われたに違いありません。 5年間役員を続けてきて、 最後の頃は、逆に「大丈夫か」と心配いていただくほどになりました。 行事に参加し、頼まれた仕事を引き受けることで徐々に信頼される、 これしか解決方法はなかったようです。 予定が予定でなく急に変更され、 いきなり明日参加をしてくれといった要望がありました。 私の場合は、その月の予定は前の月の25日までには決めなくてはいけません。 会社に前もって許可をもらうためです。 そうすれば、多少は無理をしてでも年休を取りますし、 参加も厭わないのですが、 急な変更は全く関係のない職場の同僚に迷惑をかけてしまいます。 このことを理解してもらうために5年もかかったということです。

役員会の方針

 役員会の持ち方について、 私は次の方針を立てました。 そして、これを1年間守り続けました。
 ① 第1回役員会で、年間の役員会の日程をすべて決定し、連絡する。
 ② 会の開始時刻・終了時刻を守る。出席者が少なくても開始時刻を変えないことは勇気がいります。
 ③ 司会・記録者を決め、必ず議事録をとる。

役員会の手順

 毎回、次の手順で役員会を持ちました。議題については右資料と事業計画資料を参考にしてください。
 ① 議題を決める。
 ② 案内状を作成・配布する。(実施10日前には必ず完了すること)
 ③ 当日、早めに行って会場の準備をする。(テーブル等の設営、資料準備、湯茶の用意)
 ④ 司会・記録者の依頼。一応順番は決めてあるが、欠席等の変更もあるため。
 ⑤ 議事録の回収と整理。私の場合は、その日のうちにコンピュータにデータとして記録保管しました。
   会議の開始時刻は午後7時30分。終了は9時。早く終われば、その時点で閉会。 その後、用事のある人は帰っていただき、余裕のある人は残って座談会をもちました。

予定を明確にする

 役員会では次回の役員会までの(およそ1ヶ月)予定を渡しました。 これは、当初事業計画をスケジュール表で作って あるので、 その一部をコピーして項目を修正すれば簡単に作成できます。 自分自身がこの計画表にそって行動するためなくてはならないものでした。
案内状

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予定表

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議題

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