真野郷土史:佐久間宗勝

5_役員会のもち方

役員それぞれには事情が

　私には夜勤の仕事があります。昼と夜が普通の方と全く逆になっています。役員になり始めの頃は、なかなかこのことが理解されずに困りました。家族でも理解してくれないことを、他人に分かってもらえるはずがありません。最初は「わがまま」を言っているように思われたに違いありません。５年間役員を続けてきて、最後の頃は、逆に「大丈夫か」と心配いていただくほどになりました。行事に参加し、頼まれた仕事を引き受けることで徐々に信頼される、これしか解決方法はなかったようです。予定が予定でなく急に変更され、いきなり明日参加をしてくれといった要望がありました。私の場合は、その月の予定は前の月の２５日までには決めなくてはいけません。会社に前もって許可をもらうためです。そうすれば、多少は無理をしてでも年休を取りますし、参加も厭わないのですが、急な変更は全く関係のない職場の同僚に迷惑をかけてしまいます。このことを理解してもらうために５年もかかったということです。

役員会の方針

　役員会の持ち方について、私は次の方針を立てました。そして、これを１年間守り続けました。
　①　第１回役員会で、年間の役員会の日程をすべて決定し、連絡する。
　②　会の開始時刻・終了時刻を守る。出席者が少なくても開始時刻を変えないことは勇気がいります。
　③　司会・記録者を決め、必ず議事録をとる。

役員会の手順

　毎回、次の手順で役員会を持ちました。議題については右資料と事業計画資料を参考にしてください。
　①　議題を決める。
　②　案内状を作成・配布する。(実施１０日前には必ず完了すること)
　③　当日、早めに行って会場の準備をする。(テーブル等の設営、資料準備、湯茶の用意)
　④　司会・記録者の依頼。一応順番は決めてあるが、欠席等の変更もあるため。
　⑤　議事録の回収と整理。私の場合は、その日のうちにコンピュータにデータとして記録保管しました。
　　　会議の開始時刻は午後７時30分。終了は９時。早く終われば、その時点で閉会。その後、用事のある人は帰っていただき、余裕のある人は残って座談会をもちました。